Mucho se ha hablado sobre la influencia de los espacios en la productividad y la felicidad en el trabajo y un tanto más acerca de cómo, en la última década, hemos reconocido la necesidad de transformar las oficinas en entornos flexibles, que brinden comodidad al tiempo en que se adapten a distintas actividades. Pero en esta conversación podemos ir más a fondo: conocer los tipos de espacios de trabajo y de qué manera optimizan las operaciones con base en su distribución, puede llevar a una empresa al siguiente nivel. En esta entrada descubriremos cómo.
Importancia de la distribución de los espacios de trabajo en una empresa
Comenzaremos por aclarar que, por espacio de trabajo, se entiende no solo el entorno físico donde los colaboradores desarrollan sus tareas, sino también el virtual en el que tienen lugar los modelos híbridos o remotos. Sin embargo, en estas líneas nos centraremos en los espacios de oficinas físicas.
En este sentido, lo primero que debemos tener en cuenta es que los espacios de trabajo deben configurarse en función de las necesidades de los usuarios y de los objetivos de tu empresa en el momento. Por ejemplo, la distribución ideal será distinta dependiendo de si necesitas promover la colaboración entre los miembros del equipo, eliminar las distracciones y el ruido, favorecer la inspiración y los procesos creativos o generar un ambiente de seguridad y confianza para el cierre de negociaciones.
De ahí la importancia de que elementos ambientales como la decoración, el aroma, la iluminación, el mobiliario y, por supuesto, la distribución del espacio, respondan a un propósito.
Tipos de distribución de espacios de trabajo
El diseño de los espacios impacta en el desempeño de tus colaboradores. Por lo tanto, para que su influencia sea positiva, es indispensable que, además de ser funcionales y ergonómicos, contribuyan al bienestar de los colaboradores. Como ya explicábamos, esto tiene que ver, en parte, con la congruencia entre el tipo de trabajo que realicen y el ambiente. Partiendo de lo anterior, existen varios modos de distribución de espacios de trabajo en una empresa:
1. Oficinas tradicionales
En un esquema de oficina convencional, los colaboradores disponen de cubículos individuales o módulos de trabajo que les aportan mayor privacidad para enfocarse en sus tareas. Esta organización suele relacionarse con una estructura jerárquica vertical, donde los líderes cuentan con una oficina propia y los integrantes del equipo se instalan en los módulos mencionados.
Su ventaja destacada es que permite a los trabajadores personalizar el entorno laboral y desarrollar un sentido de pertenencia a ese espacio. Por otro lado, entre los aspectos a considerar, encontraremos que las divisiones físicas pueden no favorecer tanto la cooperación o limitar la interacción espontánea.
Por último, este tipo de distribución exige más espacio y recursos que los diseños modernos, que suelen distinguirse por sus espacios abiertos, pensados para ser más dinámicos y eficientes.
2. Distribución abierta
Estos espacios se caracterizan por sus extensiones amplias, sin divisiones, que estimulan el trabajo en conjunto. Comúnmente, los escritorios se organizan en grupos, lo que facilita el intercambio de ideas. Entre los beneficios de las oficinas con este tipo de distribución, sobresale el ser más económicos y versátiles, debido a que pueden reconfigurarse a medida que es necesario.
Estas oficinas proveen un entorno ameno y atractivo para todos, además de aprovechar el espacio de manera eficiente. Entre los aspectos a tener en cuenta, hay que decir que la privacidad es una característica que, por sí solos, no ofrecen los modelos de coworking. Sin embargo, es fácil solventar a esta necesidad, optando por una membresía que incluya el acceso a otro tipo de espacios como salas de juntas o estaciones de trabajo individuales.
3. Cubículos o módulos individuales
La característica esencial de estos espacios es la privacidad que aportan y su capacidad de adaptación al tamaño de cualquier oficina. Entre sus ventajas, podemos destacar que ofrecen la combinación perfecta entre el confort de trabajar desde casa y la eficiencia de una oficina tradicional.
Hablando de diseño, nos referimos a estaciones de trabajo individuales que permiten a los profesionales concentrarse y reducir las distracciones, lo que se traduce en una mayor productividad, sin sacrificar la movilidad y la colaboración en los momentos que lo requieran.
4. Espacios de trabajo colaborativo
Se distinguen por su flexibilidad y adaptabilidad, pues cuentan con mobiliario y áreas abiertas diseñados para promover la interacción entre los miembros de tu equipo y, si se tratara de un cowork, también la comunicación con profesionales de otras empresas.
Con este objetivo, el mobiliario puede incluir sofás, asientos cómodos y mesas con diferentes alturas, lo que permite instalarse cómodamente en el espacio para realizar diversas tareas.
El trabajo en espacios con este tipo de distribución fomenta la lluvia de ideas, incentiva la creatividad y permite esfuerzos más articulados, que resultan de la sinergia entre las distintas áreas de la organización.
5. Espacios para el trabajo basado en actividades
Este esquema de organización destina un lugar específico a cada tarea. Por ejemplo, áreas individuales para un trabajo más enfocado, espacios abiertos para la colaboración y el intercambio de ideas, así como áreas de encuentro más informales y relajadas. Entre sus ventajas, podemos mencionar que se ajusta a diversos estilos de trabajo, además de que permite al equipo seleccionar el entorno más conveniente para sus necesidades, lo que se ve reflejado en un incremento de la productividad.
Proporcionar estancias especializadas para cada actividad puede aumentar la satisfacción y el rendimiento de los colaboradores. No obstante, esta distribución exige una cuidadosa gestión y mantenimiento de múltiples espacios laborales, lo que, a su vez, requiere de una mayor planificación y recursos. En eso radica el que centros de negocios como VAEO ofrezcan un valor agregado en cuanto a la optimización de costos.
Otros espacios importantes para el trabajo en oficinas
Recepción
Al ser el punto de encuentro entre visitantes esporádicos, colaboradores, proveedores y clientes, se trata de un espacio estratégico en términos de imagen, por lo que debe ser un área bien iluminada, con ambiente acogedor y una sala de espera agradable, independientemente del tiempo que dure la estancia en ella.
Cafetería y áreas de descanso
El descanso y los tiempos de recreación también son ingredientes del éxito. Esta es la razón por la que, contar con una cafetería y un área de comedor para que tus colaboradores disfruten de una comida con tranquilidad o puedan hacer una pausa en medio de una jornada difícil, hará una diferencia positiva en su desempeño laboral.
Encuentra un espacio con la distribución ideal en VAEO
Respecto a la tarea de distribuir adecuadamente los espacios, la recomendación, en la medida que tu negocio y necesidades de espacio aumentan, es buscar la asesoría de expertos para que una oficina propia responda a tus objetivos o para aprovechar de la mejor manera el espacio de oficinas en renta.
En el último caso, un centro de negocios como VAEO te ofrecerá espacios con diferentes distribuciones, pensados para adaptarse al tipo de trabajo que realizas, ya sea que necesites principalmente una sala de juntas equipada con todo lo necesario para recibir a tus clientes; cubículos individuales para actividades que demandan la máxima concentración de tu equipo, o áreas abiertas, que incentiven la colaboración y el networking. Pero quizá la mejor parte es que puedes tenerlo todo: esto, gracias a la posibilidad de definir las condiciones de tu membresía para tener acceso a todos estos modos de distribución si tu empresa lo necesita. Lo anterior te ayudará a ahorrar tiempo y dinero en futuras adaptaciones, incluso si tu equipo crece o diversificas tus actividades.