¿El día termina y aún tienes un espacio de trabajo físico y digital lleno de recordatorios? ¿A tus colaboradores les pasa lo mismo? Estas son claras señales de que necesitas adoptar una metodología para mejorar la gestión del tiempo en la oficina. En esta entrada te contaremos en qué consiste y cómo implementar el método Get Things Done para poner fin a las jornadas abrumadoras y llevar la productividad de tu empresa o proyecto al siguiente nivel.
¿En qué consiste la metodología Get Things Done?
Se trata de un método que aumenta la productividad mediante el uso de listas y calendarios, así como del principio esencial de que todo debe plasmarse por escrito, desde la asignación de tareas, hasta las fechas de entrega y estado de los proyectos. El objetivo es no olvidar nada y liberar la carga mental que producen los grandes volúmenes de trabajo.
Esta forma de planificación contribuye a prevenir el burnout laboral, considerando que, al existir un registro, el cerebro confía en que todas las tareas se llevarán a cabo en el plazo establecido. Así, los descansos son efectivos y permiten la recuperación necesaria para enfrentar nuevas actividades.
David Allen, creador de la metodología GTD y consultor de productividad, presentó este sistema en el libro Getting Things Done, en 2001, mismo que fue recibido con gran aceptación en corporativos de todo el mundo.
¿Por qué deberías implementar una metodología para gestión de proyectos?
A medida que tu empresa o proyecto crece, el orden de importancia que se dé a las tareas y la gestión del tiempo se vuelven decisivos para cumplir con tus compromisos sin que la calidad de tus productos o servicios se vea afectada por la demanda. Pensando en esto, aquí te contamos a detalle cuáles son las ventajas de apoyarte en una metodología para gestión de proyectos.
Libera la sobrecarga de información
La organización y programación de las actividades facilita la toma de decisiones estratégicas, reduciendo los niveles de estrés en la oficina.
Jerarquiza las tareas para atender primero las más importantes
Esto ayuda a evitar la procrastinación y el bloqueo mental, indicando un tiempo adecuado para cada actividad, además de establecer fechas de entrega para los proyectos y calendarizar eventos importantes.
Aumenta tu productividad y concentración
Al dividir los proyectos en etapas para las que se asignan tareas realizables de acuerdo con el tiempo del que se dispone, es posible concentrar la atención en un solo objetivo. Esto ha hecho evidente que, en algunos casos, la multitarea no es sinónimo de mayor eficiencia, sino de más estrés de los equipos de trabajo.
Toma de decisiones ágil
La metodología Get Things Done permite que la información esté siempre al alcance, lo que facilita una toma de decisiones informada, acorde con las prioridades del día o de la semana.
Mejor organización del flujo de trabajo
La metodología Getting Things Done fomenta el orden en tu sistema de trabajo, asignando un espacio digital a cada una de las tareas. De esta manera, todos los miembros del equipo pueden visualizar el avance del proyecto; mejoran la comunicación y la colaboración y se evitan las confusiones en cuanto a las tareas que debe realizar cada uno.
Flexibilidad para adaptarse a espacios de coworking
David Allen, en su metodología GTD buscó una solución flexible para que la gestión de proyectos pudiera adaptarse a distintos flujos y espacios de trabajo, ya sea que las actividades se desarrollen en una oficina tradicional, un coworking o incluso, en una oficina virtual.
Control eficiente de proyectos a largo plazo
Este método permite llevar a cabo un seguimiento de los objetivos del día a día, pero también de los proyectos a largo plazo. Lo anterior es posible mediante el desglose de las metas en acciones pequeñas y específicas, lo que a su vez ayuda a mantener un control del avance y a lograr que cada etapa se complete en su tiempo.
Método Getting Things Done: el secreto para aumentar la productividad en un coworking
Para comprender el impacto positivo de la aplicación de esta metodología, debemos tener presentes las diferencias entre un sistema de hot desking (espacios de trabajo donde no hay escritorios asignados) y un coworking.
Actualmente, el concepto de coworking se relaciona con una variedad de acuerdos flexibles para el uso de las oficinas. Uno de los formatos más interesantes es similar al de una oficina privada, con instalaciones comunes adicionales, como pueden ser la cocina, salas de juntas, estudios para la grabación de pódcast y otros productos audiovisuales, e incluso gimnasios, por mencionar solo algunas de sus características. Pero al igual que este, existen otros modelos de coworking que responden a las necesidades de las organizaciones sin limitarse a ser un espacio abierto en el que todos pueden sentarse en el lugar que elijan.
En conclusión, un coworking ofrece a las empresas, trabajadores remotos y profesionales independientes una configuración a la medida sobre el uso de espacios flexibles. Sin embargo, la característica común es que, en todos ellos, habrá un fuerte sentido de comunidad.
Partiendo de lo anterior, podemos analizar cómo el método Getting Things Done contribuye a una mejora notable de la productividad en espacios de coworking. Aquí te dejamos algunos consejos útiles para obtener lo mejor de la relación entre productividad y espacios de trabajo:
Calendariza las actividades
Lo primero que necesitas hacer es crear una lista de actividades diarias o semanales, con fecha y hora de entrega. Es fundamental que tú y tus colaboradores sigan el cronograma y que el cumplimiento de las tareas y objetivos sean recompensados. Para ello, buenas opciones son herramientas de software de gestión como Monday.com o Trello.
Permite que tus colaboradores tomen descansos durante la jornada
Ante la necesidad de enfoque en los proyectos, es común que no se dé a los colaboradores tiempo para hacer pequeñas pausas que les ayuden a relajarse y recuperar energía física y mental. Para que los descansos sean productivos, es importante definir intervalos regulares con ayuda de un sistema como Pomodoro Tracker u otras aplicaciones, que envían recordatorios sobre el momento en que es conveniente hacer una pausa para estirarse, salir a caminar o tomar café. También puedes incorporar técnicas de atención plena o ejercicios que favorezcan la concentración.
Elimina distracciones
Utilizar audífonos para aislar cualquier ruido que genere distracción en un espacio de coworking es una buena estrategia, como también lo es cambiar el estado de aplicaciones como WhatsApp o Slack a “desconectado” o “no disponible”, mientras que, para trabajos que exigen máxima concentración, lo ideal es moverse a una de las cabinas o espacios privados que comúnmente encontrarás en un coworking. En este sentido, es valioso aprovechar las características de diseño del coworking, dado que están pensadas para fomentar la creatividad, el trabajo colaborativo y el networking, sin omitir la necesidad de espacios aislados que minimicen las distracciones y generen una atmósfera propicia para la toma de decisiones.
Mantén la higiene en el espacio de trabajo
El colaborador promedio pasa alrededor de 90 mil horas trabajando en su escritorio, por lo que es fundamental para la productividad buscar que el espacio de trabajo sea ergonómico, cuente con iluminación adecuada y permanezca limpio y ordenado. Para ello, es básico eliminar la papelería, basura electrónica y archivos digitales innecesarios. Además, puedes apoyarte en técnicas de organización como las que propone el Feng Shui.
Aprovecha las ventajas de la tecnología de coworking
Para quienes trabajan desde casa, encargarse de que siempre haya buena conexión a internet, que la impresora funcione a la perfección y el clima artificial esté en buenas condiciones, se convierte en una tarea adicional. Por lo mismo, la renta de un espacio de coworking es una inversión segura en productividad, al mantener resueltas todas las necesidades de tecnología de tu empresa o proyecto.
Utiliza las salas de juntas para tratar temas confidenciales
Otra de las ventajas del coworking en la aplicación de la metodología Get Things Done, es la disponibilidad de espacios que garantizan la privacidad o la tranquilidad necesaria para pensar o escribir, lo que es ideal cuando necesitas completar tareas cruciales o tener conversaciones que requieren confidencialidad.
VAEO: tu aliado para una adecuada gestión del tiempo en la oficina
En VAEO, proveemos a empresas y profesionales independientes de oficinas físicas, virtuales y áreas de coworking que fortalecen la relación entre productividad y espacios de trabajo, de manera que siempre obtengas lo mejor de dos mundos: el de la creatividad, la innovación y el networking y el de las tareas o la toma de decisiones que demandan privacidad, enfoque y concentración máxima.