La pandemia COVID 19 cambió el panorama y la forma en que las empresas trabajan, debido a que el trabajo híbrido, es decir, desde casa mezclado con horarios de oficina volvía demasiado costosa renta de un espacio para trabajo de tiempo completo. La opción obvia se volvió aprovechar la gran oportunidad de las oficinas virtuales, reduciendo costos hasta del 70%, especialmente en las empresas que necesitan trabajar remotamente. Algo que nos dimos cuenta en VAEO es que nuestros clientes no conocían enteramente los beneficios de una oficina virtual y qué alcances puede tener para su empresa. Por ello creemos pertinente hacer una breve explicación, que además te muestra con un caso real cómo puedes aprovechar tu membresía VAEO al máximo.
No todos los servicios de oficinas virtuales son lo mismo.
La mayoría de las personas confunden los servicios reales de una oficina. Piensan que es un espacio donde se puede rentar una oficina por hora y listo. Sin embargo, empresas como VAEO ofrecen mucho más. Hay algunos servicios como domicilio fiscal, o contestación telefónica personalizada que otros espacios de coworking simplemente no ofrecen, o son limitados. Por eso antes de elegir, te recomendamos que sepas bien cómo funcionan, para que elijas el plan que más te convenga.
La gama de servicios a los que tienes acceso con una membresía de oficina virtual en VAEO son los siguientes:
Servicios de la oficina virtual
Los servicios virtuales son todos los servicios que agregan valor a tu marca y no son enteramente físicos. Te dan más formalidad a la hora de trabajar con tus clientes y proveedores, y en caso de que seas un freelancer, te ahorran mucho tiempo de diferentes formas como el filtrado de llamadas por contestación telefónica personalizada, recepción de paquetería y notificaciones. A continuación los desglosamos brevemente para que entiendas mejor nuestros servicios.
- Domicilio fiscal. El domicilio o dirección fiscal es básicamente el lugar donde se está establecido como persona física o jurídica y desde el cual se tiene que hacer frente a las obligaciones fiscales con Hacienda. La mayoría de los freelancers o emprendedores deciden usar su casa como domicilio fiscal y eso conlleva que puedas perder notificaciones importantes, o que cuando cambies de domicilio tengas que hacer el ajuste correspondiente ante el SAT. Además, la imagen que proyectas a tus clientes y proveedores deja mucho que desear, especialmente si lo que buscas inicialmente es dar confianza. Si quieres saber más sobre el tema, te recomendamos que leas nuestro artículo sobre domicilio fiscal y sus ventajas.
- Recepción de mensajería y notificaciones. Aunque en las empresas grandes no tiene tanto impacto, en las empresas más pequeñas y para los emprendedores la gestión de recepción de paquetería puede ser bastante práctica. ¿Cuántas veces no ha pasado que la paquetería llega justo cuando tuviste que salir a comer o a visitar algún cliente? Con un servicio de oficina virtual básico ya no tendrás que preocuparte por la paquetería.
- Contestación telefónica personalizada. Filtra las llamadas importantes y ahorra mucho tiempo con este servicio. Para los emprendedores y los freelancers es prácticamente como contratar una recepcionista, que además estará disponible en el horario de oficina, algo que es difícil cuando estás solo y tienes que atender una llamada telefónica durante una junta.
Todos los servicios virtuales te dan acceso a las áreas comunes, cubículos, oficinas y salas de junta a precios preferenciales (Servicios físicos).
La mayor ventaja de adquirir una oficina virtual, es que puedes contratar cualquier servicio que tu empresa necesite, sólamente por el tiempo que vas a usarla, además de darte la oportunidad de escalar tus horas de uso tanto de oficinas como de salas de junta si lo llegaras a necesitar, y si en algún punto tu empresa creciera al punto de requerir una oficina fija, puedes hacerlo. La flexibilidad que ofrece una oficina virtual es muy superior a la de una oficina tradicional. Por eso esta opción es ideal para los emprendedores que están empezando.
A continuación todas las ventajas que tiene el contratar un servicio de oficina virtual, que, dicho sea de paso se ha vuelto la opción más inteligente post-pandemia.
- Renta y mantenimiento de oficinas: Al no tener una oficina física, no hay necesidad de pagar alquiler, impuestos, seguro de propiedad, mantenimiento y reparaciones.
- Empleado y recursos: No se requiere personal de limpieza, recepción, seguridad, ni otros recursos asociados con la gestión de una oficina física.
- Equipo y mobiliario: No se necesita invertir en equipo de oficina, como impresoras, sillas, mesas, etc. Las salas de juntas con equipo para reuniones remotas son costosas, con un plan de oficina virtual con acceso a sala de juntas tendrás equipo de audio y cámaras de la más alta calidad.
- Servicios públicos: No se pagan servicios públicos como electricidad, agua, gas, internet, etc.
- Desarrollo de infraestructura: No se requiere invertir en infraestructuras como red de área local (LAN), Wi-Fi, sistema de voz sobre protocolo de internet (VoIP), etc.
- Seguridad y acceso: No se necesitan sistemas de seguridad físicos, como cámaras, alarmas, puertas de acceso controladas, etc. En México, particularmente la renta de una oficina virtual se ha vuelto muy atractiva porque evita que el emprendedor dé su domicilio, dando una capa de seguridad adicional.
- Costos de energía: Se reduce el consumo de energía y los costos asociados con la iluminación, y en estos tiempos de calor, de aire acondicionado y climatización también.
Caso práctico. Cómo Bloque9 redujo 60% sus gastos de oficina con la renta de un plan
Bloque9 es una agencia de desarrollo web y marketing digital con base en Querétaro. Durante la pandemia, y siendo una empresa tecnológica, la renta de una oficina de tiempo completo se volvió menos atractiva y más un gasto innecesario. Después de pensarlo junto con el equipo se decidió cambiar a un servicio de oficina virtual en VAEO.
“Al principio estaba dubitativo sobre el cambio. Me preocupaba el manejo en el cambio de las líneas telefónicas, y la productividad de un trabajo enteramente remoto. Sin embargo, la transición fue transparente, tanto de domicilio fiscal como de líneas telefónicas. Me sorprendió gratamente cuánto dinero empezamos a ahorrar, y tiempo también ya que la contestación telefónica de VAEO filtraba las llamadas importantes” Cuenta el director de Bloque9 a VAEO.
A más de 1 año del cambio, Bloque9 se ahorró un poco más del 60% de los gastos que tenía con sus oficinas físicas, además del nuevo acceso a instalaciones más amplias y mejor equipadas sin inversión inicial.
“La imagen definitivamente fue un plus para la empresa. La nueva dirección daba más confianza a nuestros clientes y proveedores. Pero para mí la mejor ventaja fue el acceso a las instalaciones. Ahora cuando tengo una junta importante tengo acceso a la sala de juntas, sin gastos adicionales de equipo cuando tenemos que hacer una videoconferencia”.
Ahora que ya conoces bien todos los servicios que brinda una oficina virtual, ¿qué esperas para empezar? Agenda tu llamada, compara costos y toma la decisión que potencialmente puede llevar a tu negocio al siguiente paso. En VAEO contamos con sucursales en Monterrey, Querétaro y San Luis Potosí.