La renta de espacios de trabajo colaborativo ofrece beneficios en términos de infraestructura, mantenimiento, flexibilidad y balance entre vida privada y trabajo. Sin embargo, hay quienes se preguntan si trabajar en una oficina de este tipo perjudica a la productividad debido a las fuentes de distracción que se encuentran en estos espacios, o si el exceso de estímulos podría resultar en jornadas agotadoras para los profesionales. Con esto en mente, aquí desvelaremos los mitos más comunes sobre el coworking y algunas acciones que puedes tomar para tener una experiencia productiva y rentable, que sume a tu calidad de vida y la de tus colaboradores.
Mitos sobre la productividad en espacios de coworking
Cuando se habla de las desventajas de coworking, destacan dos factores: el ruido excesivo y la falta de disponibilidad de espacio.
El que se presenten estos inconvenientes dependerá de la administración del centro de negocios, que deberá prever que no se rebase el aforo y que la distribución del espacio sea adecuada para los momentos en los que haya que priorizar la confidencialidad o la concentración.
En VAEO, mantenemos este balance mediante una separación cuidadosa entre las salas de juntas, workstations y áreas de coworking o sociales.
De esta manera, podrás llegar a la hora que más te convenga y ocupar un espacio adecuado para las actividades que tengas previstas en el momento.
¿La mejor parte? Todo. Para otras ocasiones, en las que las prioridades sean la colaboración, el intercambio de ideas y la formación de redes de contacto, siempre estarán disponibles los espacios de coworking y áreas comunes.
Mitos sobre la productividad en casa
Uno de los prejuicios en torno al teletrabajo es que la productividad disminuye debido a que los colaboradores se comprometen menos con la empresa, pero nada está más alejado de la realidad. Cuando este modelo flexible es gestionado correctamente, los equipos se mantienen conectados y en constante interacción con ayuda de herramientas tecnológicas como chats en vivo, correos electrónicos, videollamadas o comunicaciones telefónicas.
Además, se ha comprobado que la deslocalización laboral fomenta un mayor compromiso al aumentar el bienestar de los colaboradores, mejorando el balance entre vida privada y carrera.
De acuerdo con el reporte “Coworking Spaces: The Ultimate Guide 2024”, el 84% de los trabajadores que cumplen una rutina en estos espacios se sienten más motivados, mientras que un 68% reconoció haber experimentado una mejora importante en su nivel de concentración.
Estas son solo dos de las razones por las que la posibilidad de trabajar desde casa ocupa un nivel de prioridad similar al de un salario alto al momento de evaluar una oferta laboral.
Otro mito con el que solemos encontrarnos es la idea de que solamente los profesionales autónomos o emprendedores saben gestionar su tiempo y recursos para ser productivos en un esquema de trabajo 100% remoto.
Lo cierto es que hoy en día, cada vez son más las medianas y grandes empresas que apuestan por el home office o los modelos híbridos y comprueban que se trata de una solución rentable, con la que ganan la organización y sus colaboradores.
Para ello, las oficinas virtuales cuentan con toda la infraestructura tecnológica y de comunicación, por lo que ofrecen una solución ideal, tanto para las labores de tu empresa como para tus reuniones a distancia con clientes y proveedores.
¿Cómo evitar las distracciones en el trabajo?
Al trabajar en un espacio colaborativo, es cierto que algunas fuentes de distracción dependen del lugar en el que decidas rentar. Por otro lado, existen factores que está en tus manos controlar y que dependen de los hábitos y la organización de tu equipo. Aquí enlistamos los principales:
- Establecer reglas sobre el uso del espacio compartido
Para mantener el orden y la productividad es necesario establecer normas sobre el uso del espacio compartido. Esto implica definir horarios de trabajo, rutinas de aseo y limitar el ruido. De esta manera, el coworking se mantiene organizado y se reducen los conflictos entre sus ocupantes.
- Definir un horario y una rutina
Es posible lograr una convivencia más fluida cuando se establece un horario para que tus colaboradores hagan uso ordenado del área de trabajo, evitando la saturación del espacio. Por otro lado, hay que considerar que establecer una rutina no entra en conflicto con la flexibilidad que ofrecen los espacios de coworking.
De hecho, tener las tareas organizadas es lo que permite obtener el mayor beneficio de los modelos flexibles. Para ello, nuestra recomendación es que te apoyes en herramientas tecnológicas de productividad en la oficina que te permitan crear bloques de trabajo, además de que definas horarios para hacer pausas productivas, iniciar y terminar la jornada.
- Asignar un área de trabajo a cada integrante del equipo en función de la tarea
Una buena estrategia es definir una zona de trabajo para cada usuario, dependiendo de la tarea a realizar en el momento y de las necesidades de concentración o privacidad que conlleve.
- Determinar una señal de silencio
Una forma sencilla de evitar conflictos por el ruido es apoyarse en un señalamiento visual que todos comprendan para indicar que el ruido ha alcanzado un nivel molesto para los demás.
- Ubicar un área y tiempos de descanso
Es importante designar una zona de descanso apartada del área de trabajo y momentos definidos para las pausas productivas. Esto contribuye a reducir el estrés de tus colaboradores, sin sacrificar la productividad.
- Evitar la saturación de estímulos en el entorno físico y digital
En espacios de coworking es habitual que los usuarios estén conectados a múltiples dispositivos, atendiendo llamadas y hablando con otras personas, todo al mismo tiempo. No obstante, existen tareas o situaciones en las que evitar el exceso de información es crucial para lograr mejores resultados.
Previendo esta necesidad, los espacios de coworking cuentan con cabinas telefónicas o workstations que te permiten trabajar de manera individual en tus proyectos sin perder el enfoque durante el tiempo que necesites.
Otras medidas que puedes tomar son el uso de audífonos con cancelación de ruido, mantener el escritorio en orden y silenciar las notificaciones innecesarias, además de recurrir a gestores de tareas u otras herramientas de productividad en la oficina.
VAEO: Oficinas equipadas y espacios de coworking pensados para incentivar la productividad en las empresas
En VAEO, comprobamos una y otra vez que operar desde un espacio de coworking no es un obstáculo para la productividad, sino una oportunidad para repensar cómo y dónde trabajamos. Si bien existen ciertos mitos respecto a los espacios corporativos no tradicionales, en muchos casos, mantener la productividad no depende por completo de la administración del centro de negocios, sino de que las empresas y trabajadores independientes adopten estrategias para favorecer la concentración, el equilibrio y el orden en el día a día. De esta manera, tu experiencia de trabajo potenciará tu bienestar y el de tu equipo.