Checklist para migrar a un modelo de trabajo híbrido con una oficina virtual

Si ya decidiste que tu empresa, compañía o emprendimiento adoptará el modelo de trabajo 4.0 tal vez tengas dudas sobre cómo exactamente puedes hacer la transición de la manera más eficiente y ordenada posible.
Después de todo, para muchas empresas el trabajo remoto era un “mientras tanto” y ahora que se convertirá en la normalidad de tu negocio hay que abrazar toda una nueva filosofía laboral, y esto equivale a comenzar a viajar ligeros y desprendernos del ancla simbólica de la oficina y los horarios presenciales. Sin duda, esto puede causar incertidumbre y ansiedad, por eso hoy te compartimos una pequeña checklist que les ayudará a ti y a tus colaboradores a que este cambio no sea estresante sino completamente disfrutable.

1.- Encuentra la oficina virtual perfecta para tu equipo

Hay varios factores que debes tomar en cuenta: centricidad, instalaciones exclusivas y para coworking, salas de juntas, ambiente y clima laboral, amenidades, variedad de planes y membresías, si promueven o no el networking, si tienen opciones flexibles para enfrentar imprevistos, qué tipo de velocidad de internet ofrecen, si cuentan servicios administrativos básicos, estacionamiento, etc.

2.- Calcula cuánto vas a ahorrar realmente

Recuerda que en general las oficinas virtuales + coworking están pensadas y diseñadas para ofrecerte todos los beneficios de una oficina tradicional (y más), pero sin las desventajas. Es muy probable que el plan o membresía que necesitas sea más económico que tu renta actual de oficina, pero si no notas una diferencia abismal, toma en cuenta que con una oficina virtual también te olvidas de:
  • El pago de los recibos (luz, agua, internet, telefonía fija, etc)
  • El pago del personal e insumos de limpieza
  • Comprar mobiliario
  • Gastos de decoración o mantenimiento
¿Por qué es importante que sepas cuánto vas a ahorrar realmente con una oficina virtual? porque así puedes planear en qué vas a invertir ese dinero más adelante. Nuestra recomendación es que lo aproveches para ofrecerle más beneficios a tus colaboradores, esta es una excelente forma de motivar a todo el equipo y ayudar a que la transición sea más positiva para todos.

3.- Migra toda tu data a la nube

Si todavía utilizas servidores físicos, es momento de hablar con tu equipo de TI y digitalizar en la nube toda tu información. No es práctico ni seguro estar cargando con servidores o discos duros para todos lados, y definitivamente puede ser un tema estresante cuando te mudas a una oficina virtual, así que prevé este tema con suficiente antelación.

4.- Define la fecha de la “mudanza”

Aunque no vas a hacer una mudanza como tal, es importante que tengas claro cuándo comenzarás a tener un nuevo domicilio fiscal y tus colaboradores comenzarán a ir a su nuevo espacio de coworking. Idealmente, deberías fijar esta fecha al menos 15 días antes de que termine tu contrato de arrendamiento actual para que tengas tiempo de entregar el espacio en perfectas condiciones y te regresen tu depósito, si es el caso.

5.- Actualiza tu información de contacto por adelantando

Una vez que tengas la fecha de tu “mudanza” avísale a todo el mundo que tu dirección fiscal acaba de cambiar. Basta con que envíes un email a tus proveedores, clientes y demás colaboradores involucrados, también puedes hacer un breve anuncio en tus redes sociales. Te recomendamos que lo hagas con quince días de antelación, y luego vuelvas a enviar un recordatorio el día del cambio y quince días después. Obviamente, esto es adicional a las actualizaciones que tengas que hacer con bancos, hacienda y otras instituciones.

6.- Decide qué harás con el mobiliario

Antes de pensar en venderlo, o peor aún, tirarlo, asegúrate de que tus colaboradores no quieran aprovechar algún escritorio, silla o archivero para el home office. Trata de darle prioridad a aquellos que tienen más dificultades para montar un espacio de trabajo ergonómico en su casa. También puedes donar algunas cosas, o almacenarlas en una bodega mientras decides qué hacer con ellas.

7.- Mantén a todo el equipo en la misma sintonía

Involucra a tu personal y hazles ver en todo momento que se trata de un cambio sumamente positivo para todos. Abre un espacio para escuchar sus dudas e inquietudes y explícales cómo una oficina virtual + coworking es la opción más flexible que combina lo mejor del trabajo presencial y remoto. Otra sugerencia es que antes de hacer el cambio ya tengas perfectamente claro el cronograma del primer mes de trabajo en esta nueva modalidad, para que todos sepan qué días toca ir a la oficina y qué usos pueden hacer de las instalaciones. En VAEO estamos esperándote. Queremos recibir a tu dream team en las instalaciones más modernas y ergonómicas, y con las medidas de seguridad más estrictas para garantizar la salud y bienestar de todos.