Hace algunos años nos preguntaban cómo era posible combinar equipos remotos de trabajo y oficinas virtuales. Hoy lo que más nos preguntan es cómo lograr que esos equipos virtuales que ya están trabajando desde casa se autogestionen correctamente.

Muchas empresas tuvieron que hacer un viraje de emergencia y no tuvieron mucho tiempo para instaurar políticas eficientes de trabajo remoto y autogestión, es decir, para que los colaboradores pudieran sostener la productividad sin necesidad de una supervisión estrecha y sin perder el equilibrio entre la esfera personal y laboral.

Los empleados estaban en su mayoría acostumbrados a desempeñarse en el marco de un horario y bajo el ojo vigilante de un jefe o un supervisor, y, salvo raras excepciones, el home office no fue una oportunidad para la libertad, sino un pretexto para el micromanagement o, en su defecto, en un descontrol de tiempos y comunicación total.

Seguramente tú y tu equipo ya han encontrado la forma de salir al paso en este nuevo contexto, pero no hay por qué resignarse a que el trabajo remoto implique un doble esfuerzo de gestión de proyectos. Considera estos consejos y verás grandes cambios:

1.- Crea “Anclas” en el cronograma

¿Cuál es la razón principal de que las personas se levanten temprano todos los días? en la mayoría de los casos no es por gusto, simplemente su mente se programa a que a determinada hora ya tienen que estar en el trabajo, porque si no, su ausencia se va a notar. Ese detonador solía dar pie al resto de nuestra rutina diaria, pero ya no es así.

Aunque existen los “deadlines”, cuando eliminamos el factor de la rutina social y presencial es más fácil que los empecemos a ignorar, primero sacando todo a último momento y después dejando que se nos pasen las fechas.

Nuestra recomendación es que permitas que tus colaboradores trabajen libremente y a su ritmo, pero que trates de combinar las fechas de entrega relevantes con juntas, reuniones o dinámicas presenciales en tu oficina virtual o coworking. Calendariza de tal forma que tu equipo pueda crear una rutina alrededor de ciertas fechas de referencia.

Créenos, esta simple acción facilita mucho a tu equipo acomodar mejor su tiempo y desgastarse menos tratando de compensar la mala administración del mismo.

2.- Usa un time tracker

Un time tracker es un programa de monitoreo remoto que te permite identificar, medir y analizar cómo invierten su tiempo tus colaboradores en horas de oficina. A muchas personas les desagrada profundamente la idea de que las “espíen” mientras trabajan, porque sienten que la empresa no confía en ellas, pero en la otra mano si no monitoreamos el trabajo es muy fácil que la productividad baje.

La mejor recomendación es que habilites un time tracker bajo una filosofía transparente y no invasiva: preséntalo como una herramienta para que cada quien pueda conocer realmente qué le funciona y qué actividades están robando atención valiosa, permite que los resultados de productividad de todos sean públicos y deja que la sana competencia haga el resto del trabajo.

3.- No caigas en el micromanagement

El micromanagement es el enemigo por naturaleza de la autogestión. Significa querer controlar y vigilar cada pequeño detalle del trabajo de tu equipo. Muchos gerentes y supervisores pensaron que esta era la única manera de mantener la productividad en el trabajo remoto, y lo único que lograron fue tener un montón de colaboradores fastidiados y con cero disposición para ser proactivos.

Recuerda que es mil veces mejor invertir tiempo y esfuerzo dejando claro qué se espera de cada empleado (lineamientos, metodologías, fechas de entrega, códigos de conducta, etc), analizando resultados en el tiempo y ofreciendo un feedback adecuado y espaciado, que tratar de ir controlando sobre la marcha factores que de todas formas no están en nuestras manos: nadie puede vigilar 24/7 lo que hace cada miembro del equipo.

4.- Integra los objetivos

Cuando nos piden un reporte “para ayer”, y no nos dan más explicación, nuestro cerebro lo interpreta como una solicitud arbitraria, desconfiamos de que efectivamente se trate de algo urgente o siquiera necesario, y lo hacemos de mal modo. Pero cuando se nos explica que ese reporte de operatividad se requiere para que los inversores sigan soltando recursos para la empresa, entonces el panorama cambia completamente: nuestro aporte se revela efectivamente urgente, necesario y valioso, lo cual hace maravillas para la motivación.

Este es sólo un ejemplo, pero la idea general es esta: aprendan a trabajar en equipo con un objetivo bien definido en común, y que cada quien tenga claro cómo su trabajo es fundamental para que ese objetivo se pueda cumplir.

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