Guía paso a paso para migrar tu oficina física a una oficina virtual

Si estás considerando evolucionar el modo de trabajar de tu empresa y cambiar una oficina física por una virtual, entonces estás tomando una de las mejores decisiones posibles para tu negocio. Sin embargo, pasar de una cosa a la otra no siempre es fácil, especialmente cuando no estableces antes todas las condiciones necesarias para que tu equipo pueda adaptarse y realizar la transición sin resistencias ni obstáculos.

Hoy vamos a explicarte los 7 pasos preliminares que debes de tomar en cuenta antes de dar este gran salto, para que se trate de una experiencia 100% positiva para ti y para tus empleados.


1.- Digitaliza todos tus archivos en al nube

¿Para qué guardar papeles y carpetas en cajas que no hacen más que acumular polvo y ocupar espacio, si puedes tener absolutamente toda tu documentación almacenada, organizada y protegida en la nube? Lo primero que tienes que hacer es digitalizar la base administrativa de tu negocio y deshacerte en la medida de lo posible de impresiones e impresoras innecesarias.

Mejor, invierte en un buen paquete de cloud services (te saldrá mucho más económico) y acostumbra a todo tu personal a modificar archivos on-line, revisar documentos en las juntas desde su laptop, tablet o celular y a sacarle provecho a las firmas digitales.


2.- Implementa un software de trabajo colaborativo y gestión de proyectos

Ya que tu equipo está acostumbrado a trabajar en la nube, es momento de que todos se familiaricen un buen software de project management o gestión de proyectos, como Asana, Trello o Evernote Business. Se trata de programas diseñados para mantener un control estrecho de la productividad en el trabajo colaborativo, simplificar la mensajería y que le permiten a cada uno de tus empleados saber en todo momento qué actividades tiene pendientes y cuál es el deadline.

Al manejarse como cloud services, este tipo de plataformas tiene la enorme ventaja de que puedes ingresar desde la comodidad de tu hogar y hacer home office sin perderte de nada importante.


3.- Trabaja por objetivos

Una vez que tienes las herramientas digitales necesarias, ya puedes comenzar a hacer un cambio importante en la mentalidad de trabajo de tu empresa, y sustituir las horas de oficina por objetivos estratégicos e indicadores realistas de productividad. Dicho de otro modo, ya puedes darle libertad de horario y ubicación a tu personal, con la confianza de que cuentan con los recursos necesarios para autogestionarse, entregar todo a tiempo e incluso incrementar su rendimiento día con día.


4.- Vuélvete “Virtual first”

Esto significa que comenzarás a darle prioridad a las reuniones y juntas virtuales, y en general a todo aquello que pueda hacerse mediante una videollamada en lugar de tener que juntar a todo tu equipo o parte de él en un mismo sitio, no sólo cuando sea estrictamente necesario, sino también siempre que sea posible.


5.- Abre canales digitales de comunicación con tus clientes

Digitalizarte de cara a tus clientes también es importante. Una buena infraestructura de marketing digital con un sitio web optimizado, un embudo de atención a clientes automatizado y de preferencia un CRM en la nube, también es parte del éxito de un modelo de trabajo en oficina virtual porque te permite modernizar al máximo las áreas de tu negocio enfocadas al exterior.


6.- Automatiza procesos

En la misma línea, no olvides dejarle a la máquina todo aquello que puede hacer un software, y procurar siempre que tu equipo se enfoque en lo verdaderamente importante, es decir, tareas de creatividad, análisis y persuasión, no en acciones repetitivas que se pueden automatizar. Los CRM para empresa pequeñas y medianas normalmente ya tienen buenas opciones para automatizar procesos completos de marketing digital, ventas, facturación y servicios.


7.- Aprovecha todos los beneficios que te ofrece tu proveedor

Finalmente, antes de hacer tu mudanza virtual, revisa a detalle todos los servicios que tu proveedor de oficina virtual te ofrece, y asegúrate de que estarás aprovechando todos los que contrates al máximo. Recuerda que gran parte del objetivo de tener una oficina virtual es usar sólo lo que necesitas y ahorrar costos.

En VAEO te ofrecemos oficinas virtuales que se adaptan exactamente a lo que tú y tu empresa necesitan, y vamos más allá incluyendo en tu membresía beneficios increíbles, como el hecho de volverte parte de nuestra exclusiva red de networking.