6 herramientas para empezar tu negocio con el pie derecho.

Cuando estás empezando tu negocio, hay muchísimas cosas que debes de tomar en cuenta; darte de alta en hacienda, buscar un buen sistema de facturación electrónica, generar la papelería y presentación adecuada (desde tarjetas hasta tu propia página web), etc. La buena noticia es que ya existen en el mercado herramientas super útiles que te ayudarán a empezar con el pie derecho. La mayoría de los consejos y herramientas que aquí mencionamos no tienen costo adicional, sin embargo, por una módica suscripción podrías considerar la versión paga de estas aplicaciones.

1) SACA TU CUENTA DE GMAIL Y APROVECHA GSUITE

Seguro conoces GMAIL, sin embargo muy probablemente no conozcas TODAS las herramientas que GMAIL ofrece: Tu propio software para productividad en oficina (El equivalente en línea de Word, Excel y Powerpoint) totalmente online y con la capacidad de acceder y compartir los archivos de la manera más sencilla y con acceso controlado. Además, podrás almacenar en línea hasta 15 GB de archivos y por una módica suma adicional puedes extender tu espacio para aprovechar al máximo esta herramienta. Lo mejor es que si lo deseas, puedes obtener tu propio correo de negocios integrado a GSUITE.

Pero esto no es todo, puedes integrar GMAIL con extensiones que te permitirán hacer todo lo que quieras. Desde un CRM (STREAK) hasta un generador de plantillas para tus correos electrónicos como CLOUD HQ.

Te recomendamos además, aprovechar al máximo el Calendario que viene integrado junto con la sección de tareas. Si empiezas a usarlo como se debe, pronto toda la información de tu trabajo, desde citas, hasta documentos en hojas de cálculo estarán integradas en tu cuenta de GMAIL.

Otra parte de la que puedes sacar muchísimo provecho son los Google Forms, con el que podrás hacer cuestionarios y formularios que se almacenan en una hoja de cálculo o directamente en la base de datos de cada formulario. Estos formularios te pueden servir para obtener información de la satisfacción de tus clientes, detalles a mejorar en tu servicio, productos que les gustaría que vendieras, etc.

2) OBTÉN TU FAN PAGE DE FACEBOOK Y DATE DE ALTA EN GOOGLE MI NEGOCIO

Tu primer paso para publicitar tu negocio es lograr que te encuentren fácilmente. Casi todo mundo se da de alta en Facebook, pero no todos conocen Google Mi Negocio. Este último también tiene mucha relevancia por varias razones, entre ellas es que ayuda a tus clientes a encontrarte fácilmente en Google Maps. Aunque Google Mi Negocio no sustituye un sitio web, es lo más parecido que tendrás a un website sin ningún costo, y con la ventaja de posicionar en Google de una manera más rápida.
Por otro lado, si creas una Fan Page de Facebook, tendrás todo un panel donde puedes dar seguimiento a los «inbox» de tus clientes. ¿Qué esperas? empieza ya si aún no estás dado de alta en estas 2 plataformas.

3) LLEVA REGISTRO DE TUS TAREAS, PROYECTOS Y OBJETIVOS CON TRELLO, ASANA O WINIO

Si tu empresa crece, vas a necesitar llevar un registro de tus proyectos, poder ordenar tus tareas por fecha y asignar dichas tareas entre diversos miembros de tu equipo. Actualmente hay muchas herramientas gratuitas de gestión de proyectos, desde TRELLO (si gustas saber más de esta herramienta puedes ver cómo funciona aqui), hasta ASANA o WINIO. Hay más herramientas, sin embargo te tocará a ti elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.
Entre muchos factores a considerar, es importante tener en cuenta el número de personas que van a compartir información por este método, la complejidad de los procesos de cada uno de tus proyectos, la velocidad con la que se dan de alta las tareas, la versión móvil y desktop dependiendo tu principal dispositivo para acceder a esta plataforma, etc.
Un consejo: Empieza con la herramienta más sencilla y una vez que se vuelva hábito usarla, empieza a explorar opciones más complejas.

4) CONSIDERA RENTAR UNA OFICINA VIRTUAL CON ACCESO A SALA DE JUNTAS Y HORAS DE OFICINA PRIVADA

Cuando estás empezando, la presentación es muy importante. Dependiendo en el ramo en el que trabajes, ésta tendrá mayor o menor importancia. Nosotros te recomendamos empezar de poco en poco con un Domicilio Fiscal inicialmente, e ir creciendo a un servicio que te permita tener acceso a horas de salas de juntas y oficina privada. El equipamiento de las oficinas, junto con el ambiente de negocios que éstas empresas ofrecen, te dará esa motivación extra a ti y a tu equipo para concluir con todas las tareas que tienen por delante.
En caso de necesitar un lugar para cerrar tratos y negocios, rentar la sala de juntas es una opción muy económica pero efectiva. Además de transmitir a tu cliente mayor confianza.
Si trabajas solo, puedes contratar un espacio de coworking donde encontrarás gente afín a ti, y que puedan complementar lo que haces y compartir consejos.
Por último, hay empresas como VAEO donde ofrecemos la portabilidad entre ciudades. Dándote la oportunidad de intercambiar tus horas de oficina y sala de juntas entre diversas sucursales alrededor del país.

5) RESPALDA Y COMPARTE LOS ARCHIVOS MÁS IMPORTANTES CON UN SERVIDOR

Las agencias de diseño, fotografía y publicidad requieren algo más que un disco duro para compartir información y guardar un respaldo físico de sus archivos. Considera comprar un servidor para almacenar y compartir toda la información de tu oficina de una manera rápida y segura. Actualmente existen servicios y productos como SYNOLOGY que pueden ser instalados por un asesor y que requieren prácticamente nulo mantenimiento una vez instalados. Empieza a trabajar más eficientemente.

6) SI VENDES PRODUCTOS O SERVICIOS CON OPCIONES, CONSIDERA UN SISTEMA DE COTIZACIÓN COMO COTI

Por último, si realizas muchas cotizaciones que dependan mucho de la elección del cliente (Productos de diferentes colores, ventas cruzadas, etc.) te recomendamos usar un sistema de cotizaciones dinámicas. Las cotizaciones dinámicas es la nueva forma de enviar y compartir cotizaciones con tu cliente. Estas se envían como una mini-página web con un link exclusivo que sólo la persona a la que se le comparta esta liga puede ver.
La novedad de esta nueva forma de cotizar, es que el cliente podrá elegir entre varias opciones e ir personalizando su cotización para después imprimirla o realizar un pedido desde la cotización. (Ver ejemplo de cotización dinámica | VER COTI