Como mejorar tu Oficina conforme a tu flujo de trabajo

El avance tecnológico está teniendo muchísimo impacto en el flujo de trabajo de las empresas, pero no sólo la tecnología está cambiando; nuevas generaciones de fuerza laboral cada vez esperan más de sus lugares de trabajo. Como dueños de empresas, emprendedores y freelancers, la elección correcta de una oficina impacta directamente la productividad.

Pero, ¿cómo deberían ser las oficinas actuales?… las oficinas actuales permiten a las personas trabajar desde donde sea, (de allí la práctica cada vez más común de renta de oficinas virtuales y coworking). Las organizaciones más que nunca necesitan flexibilidad si quieren permanecer competitivas. La mejor tecnología en una oficina es además de física, virtual, y con una infraestructura que complemente al equipo humano que trabaja con ésta.

Algo que debe tomarse en cuenta, es que los seres humanos nos adaptamos muy fácilmente al cambio siempre y cuando éste sea gradual. Si estás buscando modernizar tu oficina con nuevos procesos de trabajo, nueva infraestructura y herramientas tanto físicas como virtuales, trata de hacerlo lenta y constantemente, o de otra manera terminará afectando el rendimiento de tu empresa.

Como asesor, he visto muchos casos donde se asignan las mejores herramientas (sistemas operativos, software para manejo de clientes o inventarios etc), y terminan por no utilizarse debido a la frustración interna que sufre el equipo de trabajo. Lo ideal es empezar con un proceso simple pero que ocupe demasiado tiempo, como podría ser la generación de cotizaciones, y de allí ir añadiendo pequeños cambios al flujo de trabajo.

La flexibilidad de trabajar en la nube
Un buen soporte virtual se complementa con una buena oficina (física, coworking o virtual) porque tener la información en la nube la hace accesible a cualquier hora y desde cualquier lugar. Si logramos integrar por completo nuestros procesos de trabajo y permitimos que esa información fluya fácilmente, se gana una flexibilidad y mayor certeza en la toma de decisiones.

(TIP EXTRA) Aprovecha los servicios de contestación personalizada y transferencia de llamadas
Si rentas una oficina virtual, y trabajas tu sólo, usar una contestación personalizada en tu empresa no sólo te hará lucir mucho más profesional, sino que ahorrará muchísimo tiempo porque podrás filtrar las llamadas y atender sólo las llamadas más importantes si así lo deseas.

Más que la estética, fíjate en la funcionalidad
Una buena oficina va mucho más allá de la estética. La productividad puede verse afectada por muchísimas variables, entre ellas puede ser el uso de equipo desactualizado, disfuncional o incompatible con las nuevas tecnologías y software actuales. Lo más importante, es que los procesos de trabajo puedan marchar bien dentro de tu oficina y te sientas cómodo con ello. Recuerda que «Un mejor ambiente de trabajo se traduce en mayor productividad»