Las oficinas virtuales están diseñadas para ser un espacio de trabajo tan versátil que se adapte prácticamente a cualquier paquete de necesidades que tenga tu empresa o emprendimiento particular.
Desde un lugar para hacer coworking, una dirección fiscal con sala de juntas eventual, o el espacio permanente de todo un equipo de trabajo ya consolidado, la oficina virtual está demostrando que es la mejor alternativa para simplificar las cosas, ahorrar recursos y dinero, y promover un cambio de mentalidad en el paradigma laboral.
Si vas a optar por armar tu equipo de trabajo en el contexto de una oficina virtual, es importante que consideres éstos cinco mandamientos, pues son imprescindibles para mantener y promover la sinergia de tus colaboradores.
Todo en la nube
Trabajar bajo un esquema que incluya la libertad de hacerlo a distancia, implica que nos olvidemos por completo de aquel mal hábito de guardar archivos e información en nuestras computadoras personales. Un equipo de trabajo a distancia, o cuyos integrantes tienen la libertad de ir y venir cuando les place, necesitan tener disponibles los datos en todo momento.
Existen miles de alternativas gratuitas de almacenamiento en la nube, que por lo general bastan y sobran para las necesidades de la gran mayoría de los proyectos. Pero si el tuyo tiene qué ver con archivos audiovisuales o grandes bases de datos que se caracterizan por ocupar demasiada memoria, siempre puedes contratar un servidor para almacenar en él tu información de forma segura y siempre disponible para tu personal.
La mayoría de estos servicios son incluso más seguros que guardar tus archivos en tu equipo, pues constantemente están haciendo respaldos automatizados, y cuentan con una confiable tecnología anti hackers.
Haz un cronograma
Independientemente de la libertad que goce tu equipo de trabajo, sabes que hay ciertas tareas que deben ser cumplidas con plazos límite para que todo funcione adecuadamente. La mejor forma de mantener a tu equipo enterado de lo que se espera de ellos día con día, es utilizar un cronograma de tareas compartidas.
Puedes recurrir a alguna de las cientos de aplicaciones que organizan las tareas en bloques diarios y permiten ir liberando el flujo de pendientes de manera ordenada. Pero la realidad es que también una simple hoja de cálculo compartida en Google Drive funciona bastante bien siempre y cuando los objetivos sean perfectamente claros.
Considera que el sistema de semáforo (pendientes en amarillo, pendientes retrasados en rojo y tareas cumplidas en verde) es especialmente efectivo, pues genera una gran satisfacción en el usuario al momento de tener todas las tareas en verde, y esto lo motiva a mantener el ritmo.
Usa Apps
Existen miles de Apss digitales que de una u otra forma te ayudan a aperturar canales fluidos de comunicación entre tus colaboradores, organizar la información que necesitan, gestionar proyectos individuales y grupales, hacer videoconferencias, trabajar sobre un mismo archivo, enviar notificaciones, y muchas funcionalidades más.
Con toda seguridad hay un conjunto de tres o cuatro Apps que son ideales para tu proyecto. Investiga varias antes de decidirte por las que mejor te funcionen, y recuerda que es importante que tus colaboradores puedan tenerlas en su móvil y en su computadora personal.
Sitio web
El énfasis que debes poner a la calidad de tu página web cuando trabajas con una oficina virtual es especialmente importante. Éste debe proyectar toda la confianza, seriedad y profesionalidad que sea posible, pues es la verdadera cara de tu negocio.
Considera que optimizar tu sitio es una de las mejores inversiones que puedes hacer, así que no dejes de asegurarte que atrapa nuevos clientes, cumple cabalmente con los criterios del SEO y además se integra bien con tu estrategia de marketing digital.
Consigue un asistente virtual
Un asistente virtual es una excelente alternativa cuando necesitas un aliado que se encargue de revisar los recibos, mandar facturas, hacer depósitos de nómina, contestar llamadas, redactar correos, organizar horarios de juntas, etc.
Tu asistente virtual puede ser parte de tu equipo de trabajo, o puedes contratarlo remotamente en alguna plataforma de trabajo independiente. También puedes echar mano de los servicios de asistente virtual que la mayoría de las oficinas virtuales ponen a tu disposición.
En VAEO, queremos ayudarte a cambiar la forma en que trabajas, y por eso disponemos de un espacio ideal para que tú tu equipo de trabajo tengan todas las herramientas que necesitan, sin pagar costos innecesarios y manteniendo la productividad al máximo.