Tips para mejorar tu rendimiento en la oficina

Seguramente has leído o escuchado un sinfín de consejos o técnicas para “mejorar” tu rendimiento laboral durante el día. Estamos acostumbrados a que nos digan que hay que encontrar la manera de mantenernos concentrados y enfocados en la misma tarea durante ocho horas seguidas y sin distracciones.

Bueno, olvídate de todo eso. El rendimiento y la productividad son derivados de la motivación y de asertividad organizando nuestro tiempo. Antes se pensaba que la mejor manera de alcanzarlos era mediante horarios, esquemas y métodos de trabajo inflexibles y rutinarios, pero hoy sabemos que es todo lo contrario.

Si realmente quieres aumentar tu productividad, o ayudarles a tus colaboradores a que sean más productivos, considera lo siguiente:

¿8 horas seguidas? No, gracias

Seamos honestos con H mayúscula. Las jornadas laborales tienden a durar ocho o nueve horas, pero ¿cuánto de ese tiempo lo ocupamos realmente siendo productivos? Viéndolo de otro modo ¿cuánto tiempo necesitamos realmente para cubrir nuestra carga diaria promedio de trabajo?

Muchos estudios se han hecho al respecto, y los resultados varían mucho dependiendo del país y del sector, pero el “godinez” promedio -si se me permite el término- pasa nueve horas en las instalaciones, y trabaja sólo de cuatro a cinco al día (sino no es que menos).
Pero la historia de terror no termina aquí. La mayoría están de acuerdo en que, si trabajaran al máximo de su potencial, sacarían la carga de trabajo diaria en cuatro horas o menos. Pero claro, hay que racionarlas cuidadosamente a lo largo de todo el día para que parezca que hacemos algo ¿no?

Quizá no lo racionalicemos, pero tener la sospecha inconsciente de que estamos gastando cinco horas diarias de nuestra vida en calentar una silla es motivo suficiente para terminar profundamente deprimidos.

Y aunque el sistema laboral tradicional tiemble y amenace con furia ante el atrevimiento, reducir las jornadas laborales es, de hecho, la manera más rápida e inmediata de aumentar la productividad (y la felicidad) de los empleados. ¿Cuál es la jornada laboral ideal? Depende del puesto, claro está, pero debería encontrarse en un punto medio entre el tiempo de productividad diaria y el tiempo de productividad máxima.

Por ejemplo, si normalmente tardas seis horas sacando el trabajo, pero sabes que puedes hacerlo en 4, una jornada laboral de 5 será la ideal.

Adiós a las “horas nalga”. Los objetivos son lo de hoy

Para poder flexibilizar horarios, es importante desplazar el foco de los procesos hacia los objetivos. Las personas han perdido la habilidad de administrar su carga de trabajo porque el modelo tradicional les impone horarios y metodologías hasta para tomar café. Pero ¿qué pasaría si recordáramos que las personas son seres racionales capaces de generar estrategias para alcanzar sus objetivos por sí mismas?

No es como que vayas a arrancar el checador de asistencia de la recepción en este momento, pero ese tendría que ser tu objetivo a corto plazo. Dales objetivos a tus empleados que les hagan tomar responsabilidad y entender cuál es su papel en la empresa, sin molestarte en fiscalizar cuánto tiempo pasaron leyendo artículos en internet o tomando café. Al final, la demostración real de su productividad no es un reporte de incidencias, sino la meta alcanzada.

¿Cronograma? ¿Y eso con qué se come?

La productividad siempre se ve afectada por la falta de flexibilidad, pero la ausencia absoluta de planeación también es un error. ¿Ya tienes tus metas y objetivos? entonces divídelas en metas diarias más pequeñas y acomódalas en una línea de tiempo que te permita identificar cuáles son las tareas diarias que debes terminar sí o sí.

Procura darle la mayor variedad cualitativa posible a tus actividades diarias para mantener tu cerebro interesado. Por ejemplo, combina aquellas que impliquen análisis con otras que sean más mecánicas, así no te saturas de una ni te aburres de la otra. Y usa un sistema de “semáforo”. Pon tus pendientes en amarillo, y cuando termines una actividad, ponla en color verde. Reserva el rojo para lo verdaderamente urgente. Aunque no lo creas, ese pequeñísimo refuerzo operante nos predispone positivamente para seguir coloreando cuadritos felices.

No necesitamos mencionar lo primitivamente satisfactorio es que es ver todos nuestros pendientes del día en verde. Tanto, que hasta podríamos querer adelantar uno del día siguiente antes de irnos a jugar squash.

¿Seguro tienes que hacerlo tú?

Si tienes una empresa, sabes lo extenuante que es mantener un negocio a flote y además lidiar con la administración de la oficina, con el pago de la nómina, con las nuevas contrataciones, el cálculo de los impuestos y…!espera! ¿por qué estás haciendo todo eso?

Puedo leer tu mente “ahorrar costos” ¿no? Bueno, si logras recordar que tu tiempo es dinero, que existen muchas opciones integrales y económicas para tercerizar y automatizar temas administrativos y que además seguramente un servicio especializado te va a ayudar a hacerlo mejor, delegar ya no parece una opción tan mala.

Las oficinas virtuales son una excelente manera de dejar en buenas manos todo lo relativo a servicios, mobiliario, tecnología, mensajería y demás pormenores que son imprescindibles pero que quitan un montón de tiempo, y de paso, ahorrar una cantidad considerable.

Procrastinación VS Pausa

A menos que seas un zombi, no hay forma de que pases ocho horas perfectamente concentrado, y mucho menos motivado. Si logras hacerlo por dos horas, ya te puedes contar entre los afortunados que tienen un gran potencial de concentración. Estírate. Da una vuelta. Ve por un café. Platica con el de junto. Retoca tu maquillaje. Haz arte abstracto en tu monitor con los post its. Sí, todo lo que te están diciendo todo el tiempo que no hagas.

Eso sí, en cuanto refresques la mente y recargues energía ¡de vuelta al trabajo! El secreto es no dejar que nuestras pausas creativas excedan los diez minutos. Dejarse arrastrar por el monstro de la procrastinación es fácil, así que usa un temporizador o un reloj de arena para que las distracciones eleven la productividad y no la mermen.

Encuentra tu ritmo

Y no hablo en sentido figurado. Encuentra ese género de música que te tiene tecleando a velocidad luz con una sonrisa en la cara. Eso sí, procura evitar los géneros en tu idioma para que la letra no cuente como una distracción. Y ¡por favor! No restrinjas el acceso de tus empleados a la música y a las redes sociales. Sólo monitoréalo para asegurarte de que no están quitando tiempo.

En VAEO estamos trabajando no sólo para ofrecerte todo lo que necesitas de una oficina virtual con la mejor calidad, también estamos ayudando a las personas a migrar hacia esquemas de trabajo más amigables y humanos.