Cómo emprender tu negocio apoyándote de una oficina virtual

Las oficinas virtuales son estructuras dinámicas capaces no sólo de adaptarse a los requerimientos del cliente, también de concientizarnos sobre el correcto uso del espacio, el significado real de la productividad y la responsabilidad que tenemos con nuestra calidad de vida y la de nuestros empleados.

Aceptémoslo, estamos viviendo una de las transiciones más drásticas en nuestra manera de vivir y de trabajar. Pronto, mucho más pronto de lo que nos imaginamos, el modelo tradicional de trabajo que implica personas desplazándose todos los días a oficinas físicas, será no sólo asunto del pasado, también hará que nos preguntemos ¿en qué rayos estábamos pensando?

Empresas de todos los tamaños y giros imaginables están comenzando a ver a las oficinas virtuales como su alternativa más viable, y aunque el considerable ahorro económico siempre ha sido uno de los factores principales para adoptar este modelo, no es ni el único ni el más importante. Las oficinas virtuales son un uno de los puentes principales que van a conectar nuestra manera actual de trabajar con la forma en la que queremos trabajar en el futuro.

Las oficinas virtuales son estructuras dinámicas capaces no sólo de adaptarse a los requerimientos del cliente, también de concientizarnos sobre el correcto uso del espacio, el significado real de la productividad y la responsabilidad que tenemos con nuestra calidad de vida y la de nuestros empleados.

No importa si vas a emprender un negocio o quieres migrar tu modelo de trabajo a una oficina virtual. Sigue estos cinco sencillos pasos y comienza a disfrutar de todas las ventajas que implica subirte al barco de la modernidad.

Paso 1: Delimita tus necesidades actuales

No hay dos empresas iguales y todas tienen necesidades diferentes. Las oficinas virtuales no están diseñadas para “cierto tipo de empresa”, sino que pueden adaptarse a lo que sea que cada una requiera.

La pregunta entonces no es ¿puedo trabajar en una oficina virtual? sino ¿qué tipo de servicios necesito que me brinde mi oficina virtual? Quizá necesitas reunirte con clientes de vez en cuando, enviar mensajería con frecuencia, contar con una recepcionista bilingüe, trabajar desde casa tres días a la semana, realizar juntas semanales con tu equipo de trabajo, etc.

Una vez que tienes claro qué es lo que necesitas y de qué puedes prescindir, es momento de dar el segundo paso.

Paso 2: Proyecta tus necesidades a corto y mediano plazo

Tu empresa no va a ser la misma dentro de cinco años, y tampoco va a ser la misma dentro de seis meses. Realiza un análisis objetivo en el cual consideres qué cambios en el servicio de tu oficina virtual vas a necesitar en el futuro, de esta manera tu promovedor y tú estarán listos para realizarlos sobre la marcha sin entorpecer tu operación.

Paso 3: Analiza las necesidades con tu equipo de trabajo

No dejes de considerar la opinión y las necesidades individuales de los miembros de tu equipo. Inclúyelos en la decisión de trabajar por medio de una oficina virtual, y comparte con ellos todas las ventajas de este esquema laboral para minimizar las posibles resistencias que aparezcan.

Tampoco dejes de hacer una lluvia de ideas en la cual todos los implicados tengan la oportunidad de expresar qué herramientas les resultan indispensables para realizar adecuadamente su trabajo. Esta es una gran oportunidad para que explores qué tantas de sus actividades pueden realizar desde la comodidad de su casa, sin tener que desplazarse por una ciudad caótica y sin asistir a un espacio que no se utiliza al 100% de su potencial.

Paso 4: Encuentra a tu proveedor adecuado

Ya que tienes una lista pormenorizada de los servicios que requieres, tu siguiente paso es encontrar tus opciones cercanas y cotizar con cada una de ellas. Antes de tomar una decisión final, no sólo consideres el precio, también revisa los extras.

Algunas empresas, como VAEO, tienen muchos planes diseñados a la medida, pero también te ofrecen agregados de gran valor en sus membresías, como su red de networking, servicios adicionales para cualquier eventualidad y convenios estratégicos con líneas aéreas, hoteles y restaurantes.

Paso 5: Comienza a trabajar de inmediato

Otra de las ventajas de trabajar con una oficina virtual es que no tienes que esperar a que llegue el proveedor de telefonía a enlazar tus extensiones, ni a que el plomero repare la fuga del baño, ni a que lleguen con los escritorios nuevos. A partir del momento en el que firmas tu contrato mensual, ya tienes todo listo para comenzar a trabajar.

Las oficinas virtuales son la nueva definición de la practicidad, la productividad y el ahorro. En VAEO, estamos comprometidos no sólo a brindarte el mejor servicio, también a cambiar el paradigma de trabajo con vistas a uno mucho más humano, eficiente y amigable para todos.