Ventajas de una Oficina Virtual

Es tiempo de que aproveches todas las ventajas que te da una Oficina Virtual

Para todo emprendedor, contar con un espacio que sea sede de su negocio es una ilusión. Colgar los cuadros, elegir los muebles, pintar las paredes, en fin… cortar el listón de una oficina para iniciar operaciones. Pero muchas veces este sueño se ve truncado por los altos costos que implica montar una empresa de manera independiente. En ocasiones, hasta el 50% o más del capital para emprender se destina en alquilar un inmueble y acondicionarlo.

La buena noticia es que existen en México las oficinas virtuales, un servicio que le permite al empresario comenzar de manera profesional sin sacrificar su dinero, ya que están al alcance de prácticamente todos los bolsillos. Y lo mejor: son aptas para llevar a cabo todo tipo de actividad, desde coaching, psicología, diseño, contabilidad, arquitectura, freelances y proyectos desde casa, hasta producción y comercialización de artículos y servicios de tecnología.

Pero, ¿cómo funciona esta herramienta? Se trata de una oficina como cualquier otra, sólo que sin un espacio físico en un edificio. Es decir, tienes una dirección fiscal y comercial para recibir tu correspondencia o imprimirla en tu papelería y tarjetas de presentación. También cuentas con un número privado y los servicios de una secretaria que contesta tu teléfono con el nombre de tu empresa, toma recados y enlaza las llamadas a tu celular o casa para estar en contacto con tus clientes en todo momento.

Este esquema resulta ideal para aquellos emprendedores que desean empezar con una imagen reconocida, instalaciones de lujo y servicio de atención profesional a un costo competitivo. Eduardo González lo sabía desde el principio. “Cuando estás iniciando no te cae nada mal tener oficina en una zona céntrica y de prestigio para darte a conocer y que además, se encarguen de administrarla por ti. Eso reduce el riesgo al momento de arrancar y es un gran atractivo”.

Y acertó. Hoy, este empresario maneja su compañía Mail Inbox –dedicada al marketing online– desde las Lomas de Chapultepec, en la Ciudad de México. También ya suma una cartera de clientes importante, entre los que destacan Unilever, Toyota, Microsoft y Coca Cola, a tan sólo un año de haber arrancado el proyecto. “Dedico el 100% de mi tiempo a hacer negocios y no me preocupo por las labores operativas que implica una oficina, como pagar el recibo de luz, teléfono o agua, ni del salario y capacitación de la secretaria”, dice.

Para Alejandro González Gaytán, la experiencia fue similar. Hace cinco años, su despacho de abogados necesitaba un lugar para establecerse. El emprendedor comenzó por el formato de oficina física de tiempo completo, que ofrece todos los servicios básicos de una virtual, así como un espacio acondicionado para desarrollar su negocio.

Sólo una semana después de firmar el contrato, González Gaytán Abogados inició operaciones. Tenía todo lo que necesitaba para trabajar: infraestructura moderna, mobiliario, tecnología, salas de juntas, teléfono privado y conexión a Internet, servicio de mensajería, personal capacitado y un lugar de primer nivel para recibir y atender a su clientela.

La inversión necesaria: $4,500 mensuales. “Esta suma incluía tener una buena ubicación, presencia e imagen institucional y formal ante el cliente y la competencia. Eso es vital para un negocio como el mío”, asegura.

Un traje a la medida

Alquilar una oficina virtual puede representar ahorros del 54 al 90% para una micro, pequeña o mediana empresa (MiPyme). Montar una oficina tradicional implica gastos por concepto de salarios y prestaciones de ley para los empleados de planta, más el pago de luz, agua, teléfono, etc.